Digitalización en las organizaciones

Digitalización en las organizaciones

La digitalización de la economía y la sociedad desafía a las organizaciones, en intervalos cada vez más cortos, a evitar el rezago tecnológico en pos de capturar las oportunidades que presenta este fenómeno para la mejora de la eficiencia y la generación de valor. El acceso creciente a las tecnologías digitales y la sostenida implementación de servicios e infraestructura digital global, van moldeando un mercado atractivo que exige a empresas y organizaciones posicionarse en un entorno nuevo, enfocado en el cliente o usuario.

Conceptos como “digitalización” y “transformación digital” resuenan con frecuencia en casi todos los ámbitos, instalando progresivamente una narrativa que sugiere que ambos son fundamentales para garantizar el crecimiento de la productividad organizacional; convirtiendo su implementación en un mandato de urgencia.

Pero primero es necesario preguntarse, ¿qué entendemos por digitalización y transformación digital? Para poder comprender mejor ambos fenómenos es necesario introducir otro concepto que se encuentra con frecuencia en la literatura en inglés: Digitization.

Este término no tiene traducción en el idioma español y hace referencia a la conversión digital de la información física o analógica; por ejemplo, convertir un material de aprendizaje en papel a PDF o una grabación en cassette a mp3. Otro caso posible sería pasar las fichas de inscripción de los estudiantes a una base de datos. Este término (Digitization) lo llamaremos en español “digitalización de la información”.

Una vez digitalizada la información, es posible avanzar en la digitalización de procesos, denominado en inglés como Digitalization. Este segundo concepto hace referencia a la incorporación de herramientas digitales para gestionar la información con el objetivo de mejorar procesos de trabajo; impactando en cómo se realizan, en el accionar de las personas involucradas y en las interacciones entre organizaciones y clientes o usuarios. Por ejemplo, en el caso de las fichas de estudiantes, si la información es registrada en forma electrónica y queda disponible para los docentes y las unidades como finanzas o planificación, entonces el proceso de crear las fichas, consultarlas y compartirlas ha sido digitalizado, de allí que le llamemos “digitalización de procesos”. 

Finalmente, consideramos la etapa de “transformación digital” como una fase de digitalización madura resultante de muchos proyectos de digitalización de información y procesos. Aquí se redefinen procesos de trabajo, desafiando profundamente la cultura organizacional, el know-how de sus equipos y la construcción de valor.

De hecho, el punto clave de la transformación digital no es la tecnología en sí misma, sino cómo ésta permite la implementación de procesos más ajustados y flexibles frente a los cambios en el entorno. Para la transformación digital será fundamental que las organizaciones consigan modificar su cultura y forma de trabajo, de manera de aprovechar las tecnologías para adaptarse a la economía digital. Por ejemplo, las instituciones educativas que ya tenían experiencia en formación a distancia online (habían digitalizado parcialmente información y procesos), fueron capaces de adaptarse más rápidamente a la crisis del COVID-19 que aquellas que no tenían avances en ese terreno.

Las transformaciones para lograr y mantener una organización digitalmente madura incluyen cambios sistémicos en la cultura de la organización, desarrollar competencias digitales en su fuerza de trabajo, captar nuevos talentos y lograr proyectos piloto que pongan a prueba dichos cambios. Se requiere también considerar y planificar horizontes temporales de mediano y largo plazo para aplicarlos.

Desde la perspectiva de la formación profesional, la digitalización de la economía presenta un doble desafío. Por una parte, capacidad de responder a la demanda de competencias que la economía digital presenta, y por otra el desafío de la propia transformación digital. Es por ende central que los niveles de gestión de la organización desarrollen una comprensión cabal de las oportunidades, desafíos y elementos clave para abordar esta doble respuesta.

En relación a los puntos clave, serán necesarias tanto para los trabajadores como para los funcionarios de la institución, competencias digitales específicas. Pero los cambios sistémicos esperados en empresas y las instituciones de formación, requieren de competencias transversales fundamentales como: colaboración, comunicación, resolución de problemas, creatividad y análisis crítico, competencias indispensables para la economía digital.

Aunque el debate está aún abierto, dicha distinción es importante: las competencias transversales para la economía digital no deben confundirse con las competencias digitales específicas, ya que éstas giran en torno a la capacidad de operar y producir con herramientas digitales; pero por sí solas, no permiten a trabajadores navegar los cambios que se producen en la economía y la sociedad.

Gráfico: Defining Digital Transformation | EDUCAUSE

Fuentes para realizar esta nota: